Immer wieder halte ich die Augen offen nach neuen Ideen, wie man möglichst kostengünstig und effektiv die Akten der Nachkriegskinder-Studie scannen könnte. Durch Zufall habe ich bei der Bonner Netzökonomie-Konferenz NEO15 die Firma fileee und ihr Dokumentenmanagementsystem fileeeBox kennen gelernt. fileee war so nett mir eine ihrer Boxen zu schenken, damit ich diese testen kann.
Im Juni 2014 hatte ich in der ULB zum ersten Mal den Zeutschel-Scanner entdeckt und im Blogartikel einen Vergleich zur iOS-App Scanbot und einem handelsüblichen Haushaltsscanner vorgenommen. Der Zeutschel war deutlich schneller, ist aber im Einkauf überhaupt nicht für einen Studierenden erschwinglich. Auch fand ich das Multitouch-Display meines Tablets und meines Smartphones deutlich besser zu bedienen.
Die fileeeBox und die Scaneinheit machen aus dem Smartphone einen funktionalen Scanner. Ich kann mein Smartphone auf die Box legen, in der 12 LEDs das Dokument gleichmäßig ausleuchten. Da die Distanz immer gleich ist, kann ich sehr schnell größere Dokumentenmengen scannen.
Die passende App dazu scannt den BarCode der Box mit, in die ich die Dokumente nach den Scan einfach eins nach dem anderen reinlege. Die Reihenfolge ist egal, da die App automatisch Volltexterkennung macht, Adressen erkennt und so eine intelligente Suche der Dokumente in der Cloud ermöglicht. Auch die Papierversion der Dokumente ist leicht zu finden, da in der Box Farbcodes die Höhe des Dokuments schätzen helfen. Es lebe der Kontrollverlust in der Papierwelt.
Die fileee-App hat mich noch nicht ganz überzeugt, bisher bin ich nach den Tests eher noch Fan der Scanbot-App aus Bonn, vielleicht ist es auch Lokalpatriotismus. Aber niemand verbietet einem ja, die Box einfach mit der persönlichen Lieblings-App zu nutzen, wenn man natürlich so die Vorteile der fileeeApp und der Box damit verliert. Ich selbst kann mich einfach noch nicht daran gewöhnen meine Papierdokumente unsortiert einer Box anzuvertrauen: da bin ich zu sehr Ordnungsmensch, sowohl digital als auch analog.
Trotzdem: Die App ist schlau. In der Cloud findet Texterkennung statt, so dass beispielsweise die Adressen der Rechnungen ausgelesen werden und ich alle Telefonrechnungen eines Anbieters herausfiltern kann. Bei den meisten Dokumenten hat das überraschend einfach funktioniert. Das Konzept ist also super, man muss nur genug darauf vertrauen, dass die App immer funktioniert. Ohne App stehe ich nämlich wieder vor einem Haufen unsortierter Papierboxen mit BarCodes.
Schaut mal rein in das Video zur fileeeBox, dass Steve „Chippy“ Paine und ich auf „Denglish“ im Coworking-Space koproduziert haben. Ab dem 3.3.2016 geht die Box in den Vorverkauf.
Für die Nachkriegskinder-Studie ist die App und die Cloud leider nicht wirklich geeignet, sowohl was den Datenschutz angeht sehe ich da Schwierigkeiten, als auch was die Anforderungen an die Scans betrifft. Aber die Box an sich ist extrem praktisch und dient mittlerweile allen im Bonner Coworking-Space als Scanner. Und vielleicht wird sie ja auch noch mal in anderen Projekten eingesetzt. Ich würde es mir wünschen.
Disclaimer: Es gibt keinen zu erklärenden Interessenkonflikt, da dieser Artikel aus privatem Interesse geschrieben wurde. Die Box durfte ich nach dem Test behalten.